نرم افزار اتوماسیون اداری سیستمی است برای ثبت نامه های اداری و گردش الکترونیک نامه های اداری در سازمان به صورتی که دیگر کاغذی در سازمان تحت عنوان نامه اداری جابجا نشود.
مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری قلم چیست؟
استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب مانند نرم افزار اتوماسیون اداری قلم ، باعث صرفه جویی در زمان می شود. صرفه جویی در زمان نیز باعث صرفه جویی در هزینه ها و بالا رفتن بهره وری سازمان می شود.
اتوماسیون اداری در سازمان سرعت گردش نامه ها را بالا می برد. اتوماسیون اداری این کار مهم را با استفاده از ارجاع الکترونیک و تکنولوژی های امروزی انجام می دهد. فرض کنیم در یک سازمان اتوماسیون اداری وجود نداشته باشد، آنگاه برای جابجا کردن یک نامه از یک اتاق به یک اتاق دیگر ممکن است زمان زیادی صرف شود. ولی در نرم افزار اتوماسیون اداری فقط با فشردن یک دکمه نامه به صورت الکترونیکی از یک اتاق به اتاق دیگر ارجاع داده می شود.
استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری قلم باعث کاهش هزینه‌ها می شود. به این صورت که سرعت گردش کارها در سازمان را بالا می برد.
کاهش هزینه ها یکی از دغدغه های اصلی مدیران یک سازمان است که نرم افزار اتوماسیون اداری قلم باعث کم شدن هزینه های سازمان می شود. یکی از هزینه های سازمانها بایگانی نامه های کاغذی می باشد. در یک سازمان برای ارجاعات داخلی و نامه های داخلی کاغذی چاپ نمی شود. دیگر لازم نیست افرادی استخدام شوند که فقط کارشان جابجایی نامه در سازمان باشد.
برخی از مزایای دیگر نرم افزار اتوماسیون اداری قلم به شرح زیر است :
حذف قابل ملاحظهای ازمکاتبات کاغذی در سازمان با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری
انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و حتی خارج از محل کار با اتوماسیون اداری تحت وب
استفاده بهینه از زمان با عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری (بحث ارجاع الکترونیکی کاغذ توسط اتوماسیون اداری)
ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر، ایمنی بالا و مراجعهی آسان (حذف کاغذ )
برداشته شدن دفاتر حجیم اندیکاتور از روی میزکار دبیرخانه (نرم افزار اتوماسیون اداری )
به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده‌کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک
مدیریت متمرکز و ایجاد شفافسازی در مراحل گردش اسناد (آلارم و مهلت پااسخ در اتوماسیون اداری)
پایش فعالیتهای سازمان و تولید گزارشهای متنوع مدیریتی
مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان
ردیابی امور وپیگیری به موقع مراحل کار
ارباب رجوعان در هر لحظه میتوانند با مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی نامه، از پیشرفت کار مطلع گردند.
ارباب رجوعان بدون نیاز به دوندگی در سازمان و مواجهه با کارکنان، از نواقص اسناد و مدارک پرونده خود آگاه شده و قادر به رفع آن باشند.
پیگیری نامه‌ها از طریق تلفن و یا اینترنت درراستای طرح تکریم ارباب رجوع
تعامل الکترونیکی با سایر سازمانها
صرفه جویی در کاغذ و در نتیجه آن کمک به جلوگیری از قطع شدن درختان در راستای حفظ محیط زیست
نرم افزار حسابداری باتیز شامل نرم افزار اتوماسیون اداری می باشد که عنوان آن نرم افزار اتوماسیون اداری قلم است. این نرم افزار دارای قسمت های دبیرخانه و کارتابل نامه می باشد.
نرم افزار اتوماسیون اداری در حالت پیشرفته تبدیل به نرم افزار bpms می شود که دارای فرمساز و فرآیند ساز است. البته نکته کلیدی در اینجا بحث ارتباط بین BPMS و فرمهای اطلاعاتی سیستم های عملیاتی مثل فاکتور فروش و حواله انبار و ... است. اتصال اینها معمولا سخت است و به راحتی نمی توان فرمهای عملیاتی نرم افزار حسابداری را به فرمهای ساخته شده در اتوماسیون اداری و یا BPMS متصل نمود.
جهت کار با نرم افزار اتوماسیون اداری قلم به صورت تحت وب و دیدن دموی آنلاین آن به آدرس زیر مراجعه نمایید.
دموی آنلاین نرم افزار اتوماسیون اداری قلم تحت وب
حذف کاغذ در ارجاعات داخلی
از مزایای بزرگ نرم افزار اتوماسیون اداری حذف کاغذ از ارجاعات داخلی درون سازمانی است. وقتی که واحدهای درون سازمانی می خواهند برای هم نامه اداری ارسال نمایند، اگر اینکار را توسط نرم افزار اتوماسیون اداری انجام دهند دیگر نیازی به چاپ نامه کاغذی نیست و می توانند به صورت الکترونیکی آنرا ارسال نمایند.
نرم افزار اتوماسیون اداری- اتوماسیون اداری قلم-نرم افزار اتوماسیون ارگس- اتوماسیون اداری تحت وب ارگس
منبع : گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس
این خبر توسط گروه نرم افزار حسابداری و اتوماسیون اداری ارگس برای سایت آماده شده است