گاهی اوقات در نرم افزار های حسابداری گزارشاتی مورد نیاز است که باید بر اساس کالا گرفته شود ولی کالاهایی که قرار است در آن گزارش بیایند باید شرایط خاصی داشته باشند.
برای مثال یک شرکت بازرگانی را در نظر بگیرید که لوازم خودرو می فروشد و از نرم افزار حسابداری برای ثبت فاکتور فروش استفاده می کند.
این شرکت نرم افزاری کالاهای خود را در انبار بر اساس یک دسته بندی استاندارد تعریف می کند . برای مثال گروه کالا را نوع ماشین می زند و زیر گروه آنرا ، نوع قطعات. مثلا گروه می شود پراید - رنو - پژو و ...و زیر گروه میشود سپر - چراغ و ...
بنابراین این شرکت ممکن است که در نهایت کالاها را به این صورت تعریف کند:
چراغ جلوی پراید
چراغ جلوی پژو
و ....
سپر جلوی پراید
سپر عقب پراید
و ...
حالا فرض کنید که حسابدار این شرکت می خواهد گزارش بگیرید و در گزارش فقط سپرها در گزارش بیایند. با اینکه این سپر مربوط به کدام ماشین است کاری ندارد . فقط کالای سپر را می خواهد گزارش بگیرد.
در این حالت اگر بخواهد بر اساس گروه کالا گزارش بگیرد باید ابتدا پراید یا پژو را انتخاب نماید و سپس سپر. بنابراین سپر های مربوط به یکی از گروهها در گزارش نمی آید.
در اینجا در نرم افزار حسابداری باتیز یک گزارش تعبیه شده است بر اساس گروه فرعی . یعنی حسابدار می تواند یک گروه فرعی ایجاد کند و در آن تمام کالاهای سپر را جا دهد. بنابراین الان یک گروه فرعی داریم با کالاهای متنوع که ممکن است ارتباط خاصی با هم نداشته باشند.
اینجا حسابدار می تواند با انتخاب آن گروه فرعی گزارش مورد نظر خود را از نرم افزار حسابداری باتیز اخذ نماید. این کار باعث می شود که گزارش گیری بر اساس هر گروهی که حسابدار لازم دارد امکان پذیر باشد.