تعریف کالا در نرم افزار حسابداری بیت یکی از کارهای اولیه و مقدماتی می باشد که هم در ابتدای راه اندازی سیستم انجام می شود و هم در طول سال و با ورود یک کالای جدید باید انجام شود. 

قبل از تعریف کالا در نرم افزار حسابداری بیت مطمئن شوید که دسته بندی کالا در نرم افزار حسابداری بیت را انجام داده اید. 

برای تعریف کالا در نرم افزار حسابداری بیت به روش زیر عمل نمایید:

1- وارد نرم افزار حسابداری بیت شوید.

2- منوی اطلاعات پایه را انتخاب کنید.

3- منوی تعریف کالا را انتخاب نمایید تا فرمی شبیه به فرم زیر نمایش داده شود:

در این فرم همه کالاهایی که از قبل تعریف کرده اید را ملاحظه می کنید. اگر کالایی تا کنون تعریف نکرده باشید این لیست خالی است و کالایی مشاهده نخواهید کرد.

4- برای تعریف کالای جدید دکمه جدید را در قسمت بالای این فرم کلیک نمایید تا فرم تعریف کالای جدید نمایش داده شود.

همانطور که ملاحظه می کنید آیتم های این فرم زیاد است و ما به طور مفصل درباره آن صحبت خواهیم کرد. ولی قبل از اینکه بخواهیم با همه این گزینه ها آشنا شویم خوب است بدانید که فقط بخشی از این گزینه ها اجباری هستند و بقیه را لازم نیست وارد نمایید.

گروه کالا

اولین گزینه ای را که باید در این فرم مشخص کنید ، گروه کالا یا همان دسته بندی کالا است. برای تعیین گروه کالا ، مطابق شکل زیر دکمه ... را که در جلوی گروه کالا وجود دارد را کلیک نمایید تا فرم انتخاب گروه کالا نمایش داده شود:

با کلیک کردن این دکمه فرمی شبیه زیر نمایش داده می شود که در آن لیست گروه های کالا (دسته بندی کالا) نمایش داده شده اند. 

اگر فرم گروه کالاها که ظاهر می شود ، خالی است و هیچ گروهی در آن نیست ، به معنی این است که شما هنوز دسته بندی (گروه بندی) کالا ها را وارد نکرده اید . بنابراین ابتدا وارد قسمت دسته بندی کالا در نرم افزار حسابداری بیت شوید و دسته بندی (گروه بندی) کالا را وارد نمایید.

مطابق شکل بالا ابتدا گروه مورد نظر خود را انتخاب نموده و سپس دکمه انتخاب را کلیک نمایید. سیستم به فرم تعریف کالا بر می گردد و مطابق شکل زیر ، گروه کالای انتخاب شده را نمایش می دهد و کد کالا را نیز محاسبه و در قسمت مورد نظر نمایش می دهد.

کد کالا

اینن گزینه توسط سیستم به صورت پیش فرض و بر اساس تنظیمات انجام شده در قسمت گروه بندی کالا محاسبه می شود و در قسمت کد کالا نمایش داده می شود.

شما می توانید این کد کالا را به دلخواه خود تغییر دهید. فقط نکته ای که باید مد نظر قرار دهید این است که کد کالا نباید تکراری باشد.

نام کالا

این گزینه توسط کاربر باید به صورت کامل پر شود. این همان نام کالا است که در سیستم نمایش داده می شود و در فاکتور فروش هم چاپ می شود. تا جایی که می توانید نام کالا را کامل وارد نمایید. مثلا یخچال امرسان 14 فوت سفید 

نکته : تعریف نام کالا یکی از مهمترین کارهایی است که باید با نظم و ترتیب خاصی انجام شود تا در دراز مدت مشکلی ایجاد نکند. 

واحد شمارش 

این گزینه توسط کاربر وارد می شود. هر کالا در نرم افزار حسابداری بیت می تواند تعداد نا محدودی واحد شمارش داشته باشد. برای مثال واحد شمارش میلگرد می تواند شاخه ، کیلوگرم یا متر باشد. یا واحد شمارش صابون می تواند عدد ، بسته و کارتن باشد. 

در این قسمت شما واحد اصلی را وارد می نمایید و سایر واحدهای شمارش را به عنوان واحد فرعی وارد می کنید. شما باید کوچکترین واحد شمارش را به عنوان واحد اصلی انتخاب نمایید. 

برای مثال در مورد صابون بهتر است که واحد شمارش را عدد وارد کنید و بسته و کارتن را بعدا به عنوان واحدهای فرعی مشخص کنید.

نوع کالا 

این گزینه زمانی مهم می شود که شما یک کارگاه تولیدی باشید. برای شرکت های بازرگانی و خدماتی این گزینه باید روی محصول باشد. چون کالاهایی که می خرید و می فروشید محصول حساب می شوند. 

در صورتی که شما یک شرکت تولیدی و صنعتی باشید، نرم افزار حسابداری بیت برای شما مناسب نیست و باید از نرم افزار حسابداری سما یا باتیز استفاده نمایید.

کنترل موجودی 

این گزینه دارای سه آیتم است:

عدم ثبت - به این معنی که اگر موجودی کافی نبود امکان ثبت خروج کالا از انبار وجود نداشته باشد. بنابراین موجودی کالا منفی نمی شود.

هشدار دهد - به این معنی که در صورت کمبود موجودی ، ثبت خروج از انبار انجام شود ولی هشدار داده شود.

کنترل نشود - هیچ کنترلی بر روی موجودی انجام نشود. 

انبار و نقطه سفارش  

در این قسمت باید مشخص کنید که این کالا در کدام انبار (انبارها) نگهداری می شود. مشخص کردن این گزینه بسیار مهم است. اگر این گزینه مشخص نشود ، در هنگام رسید و حواله و فاکتور و ... نمی توان کالا را دید.

آیتم هایی که تا حالا مشخص شدند اجباری هستند و در هنگام ایجاد کالا باید مشخص شود. اگر چه برخی از آنها توسط سیستم به صورت پیش فرض مقدار دارند و کاربر می تواند آنها را وارد نکند و پیش فرض سیستم را بپذیرد. 

آیتم هایی که در ادامه می آیند ، همگی اختیاری هستند و در صورت لزوم می توان آنها را وارد کرد.